Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το λογιστικό γραφείο που είναι κάτοχος του λογαριασμού σε πρόγραμμα Λογιστής (το «Λογιστικό γραφείο» ή «εσείς»). Εκτελών την επεξεργασία είναι ο πάροχος της υπηρεσίας LexAlia («εμείς»):

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα των επιχειρήσεων που προσθέτει το Λογιστικό γραφείο στον λογαριασμό, για να του δείχνουμε ποιες νομοθετικές πράξεις αφορούν κάθε επιχείρηση. Η επεξεργασία μιας επιχείρησης διαρκεί όσο η επιχείρηση βρίσκεται στον λογαριασμό: λήγει όταν το Λογιστικό γραφείο την αφαιρέσει, όταν διαγράψει τον λογαριασμό του ή 90 ημέρες μετά τη λήξη της σύμβασης για το πρόγραμμα Λογιστής, εκτός αν ανανεωθεί. Τότε τα δεδομένα της επιχείρησης διαγράφονται.

Αποθηκεύουμε τα δεδομένα των επιχειρήσεων, τα συμπληρώνουμε κατόπιν αιτήματος του Λογιστικού γραφείου από το ΓΕΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο), τα συγκρίνουμε αυτόματα με τις δημοσιευμένες πράξεις και δείχνουμε το αποτέλεσμα στο Λογιστικό γραφείο, στην εφαρμογή και στα email που του στέλνουμε. Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα των επιχειρήσεων για κανέναν άλλο σκοπό, δεν τα πουλάμε και δεν τα στέλνουμε στον πάροχο τεχνητής νοημοσύνης που δημιουργεί τις περιλήψεις των πράξεων.

• τα στοιχεία ταυτότητας της επιχείρησης: ο ΑΦΜ, η επωνυμία στο ΓΕΜΗ, η επωνυμία που της δίνει το Λογιστικό γραφείο και η νομική μορφή·
• οι ΚΑΔ, το καθεστώς ΦΠΑ και τα χαρακτηριστικά δραστηριότητας που δηλώνει το Λογιστικό γραφείο, για παράδειγμα αν η επιχείρηση απασχολεί προσωπικό, πουλά σε καταναλωτές, έχει ακίνητα ή κάνει εισαγωγές ή εξαγωγές·
• η έδρα και οι δήμοι που παρακολουθεί η επιχείρηση·
• ο κύκλος εργασιών και το σύνολο ενεργητικού από τις οικονομικές καταστάσεις που δημοσιεύονται στο ΓΕΜΗ, καθώς και ο κύκλος εργασιών και ο αριθμός εργαζομένων, αν τα δώσει το Λογιστικό γραφείο·
• οι αντιστοιχίσεις που υπολογίζονται για την επιχείρηση και όσα σημείωσε το Λογιστικό γραφείο για τις πράξεις·
• ποιος επιβεβαίωσε, για το Λογιστικό γραφείο, την εξουσιοδότηση της επιχείρησης και πότε.

Δεν επεξεργαζόμαστε ειδικές κατηγορίες δεδομένων.

Τα φυσικά πρόσωπα που είναι κάτοχοι ατομικών επιχειρήσεων ή ασκούν ελεύθερο επάγγελμα, των οποίων τις επιχειρήσεις προσθέτει το Λογιστικό γραφείο: η επωνυμία και τα στοιχεία της επιχείρησης τους αφορούν. Για τις εταιρείες τα δεδομένα είναι της εταιρείας· όταν παρ' όλα αυτά αφορούν φυσικό πρόσωπο, για παράδειγμα μια επωνυμία που περιέχει όνομα προσώπου, τα αντιμετωπίζουμε με τον ίδιο τρόπο.

Αναλαμβάνουμε:

• να επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο για τον σκοπό του σημείου 3 και μόνο σύμφωνα με τις εντολές του Λογιστικού γραφείου, που δίνονται με τη χρήση της Υπηρεσίας (προσθήκη, αλλαγή και αφαίρεση επιχειρήσεων) ή εγγράφως, στη διεύθυνση επικοινωνίας μας, εκτός αν ο νόμος μάς υποχρεώνει να τα επεξεργαστούμε, οπότε σας ενημερώνουμε εκ των προτέρων, εφόσον ο νόμος δεν το απαγορεύει·
• να σας ενημερώνουμε αμέσως αν κρίνουμε ότι μια εντολή σας παραβιάζει τη νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων·
• να διασφαλίζουμε ότι τα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα δεσμεύονται να τηρούν την εμπιστευτικότητά τους·
• να εφαρμόζουμε τα μέτρα ασφαλείας που περιγράφονται στην Πολιτική απορρήτου: τα δεδομένα μεταδίδονται κρυπτογραφημένα, η πρόσβαση σε αυτά είναι περιορισμένη και καταγράφεται, και κάθε λογαριασμός βλέπει μόνο τα δεδομένα του δικού του οργανισμού·
• να χρησιμοποιούμε άλλους εκτελούντες την επεξεργασία μόνο όπως αναφέρονται στο σημείο 7, με ισοδύναμες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων, και να σας ενημερώνουμε με email τουλάχιστον 15 ημέρες πριν προσθέσουμε ή αντικαταστήσουμε κάποιον, διάστημα κατά το οποίο μπορείτε να αντιταχθείτε ή να κλείσετε τον λογαριασμό·
• να σας βοηθάμε να απαντάτε στα αιτήματα των υποκειμένων: τα δεδομένα όλων των επιχειρήσεων λαμβάνονται από τις Ρυθμίσεις («Λήψη των δεδομένων μου»), και τα δεδομένα μιας επιχείρησης διαγράφονται με την αφαίρεσή της από τον λογαριασμό·
• να σας βοηθάμε, με τις πληροφορίες που διαθέτουμε, να εκπληρώνετε τις υποχρεώσεις σας για την ασφάλεια της επεξεργασίας, τη γνωστοποίηση παραβιάσεων ασφάλειας και τις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων·
• όταν λήξει η επεξεργασία, να διαγράφουμε τα δεδομένα των επιχειρήσεων όπως ορίζει το σημείο 2· μέχρι τότε μπορείτε να τα λάβετε οποτεδήποτε, και εξαφανίζονται από τα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων εντός 30 ημερών και από τα αντίγραφα των email που σας στείλαμε εντός 90 ημερών·
• να θέτουμε στη διάθεσή σας τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποδειχθεί η συμμόρφωση με την παρούσα σύμβαση και να επιτρέπουμε ελέγχους, κατόπιν προηγούμενης συμφωνίας, από εσάς ή από ελεγκτή που ορίζετε.

Για τα δεδομένα των επιχειρήσεων χρησιμοποιούμε τους παρόχους της Πολιτικής απορρήτου:

• Hetzner Online GmbH (Γερμανία): φιλοξενία της εφαρμογής, της βάσης δεδομένων και των αντιγράφων ασφαλείας, σε κέντρα δεδομένων στην Ευρωπαϊκή Ένωση·
• Resend, Inc. (ΗΠΑ): αποστολή των email προς το Λογιστικό γραφείο, που περιέχουν τις επωνυμίες των επιχειρήσεων και τις πράξεις που τις αφορούν·
• Clerk, Inc. (ΗΠΑ): ταυτοποίηση των χρηστών του Λογιστικού γραφείου· δεν λαμβάνει κανένα δεδομένο των επιχειρήσεων·
• Papaki (Ελλάδα) και Google Ireland Limited (Gmail): η αλληλογραφία μέσω email μαζί μας, αν μας γράψετε για κάποια επιχείρηση.

Οι διαβιβάσεις προς τη Resend, στις ΗΠΑ, και η επεξεργασία από τη Google εκτός του ΕΟΧ βασίζονται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες που έχει εκδώσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή και, όταν ο πάροχος είναι πιστοποιημένος, στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ. Ο πάροχος τεχνητής νοημοσύνης που δημιουργεί τις περιλήψεις των πράξεων δεν λαμβάνει κανένα δεδομένο των επιχειρήσεων.

Αν λάβουμε γνώση παραβίασης ασφάλειας που αφορά τα δεδομένα των επιχειρήσεων, σας ενημερώνουμε με email χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο εντός 48 ωρών, με όσα γνωρίζουμε για τη φύση της, τις επιχειρήσεις και τα δεδομένα που επηρεάζονται, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που λήφθηκαν ή προτείνονται, και τα συμπληρώνουμε όσο μαθαίνουμε περισσότερα.

Η ευθύνη κάθε μέρους είναι αυτή που ορίζεται στους Όρους και προϋποθέσεις.

Η παρούσα σύμβαση αποτελεί μέρος των Όρων και προϋποθέσεων για τα προγράμματα Λογιστής. Η επιβεβαίωση που δίνετε στην εφαρμογή για την πρώτη επιχείρηση πελάτη την αποδέχεται επίσης· τηρούμε την ημερομηνία και την έκδοση που αποδεχτήκατε. Η σύμβαση ισχύει μέχρι να διαγραφούν τα δεδομένα της τελευταίας επιχείρησης που προστέθηκε.

Μπορούμε να την αλλάξουμε με τους ίδιους όρους που ισχύουν για τους Όρους και προϋποθέσεις. Ισχύουσα είναι η έκδοση που δημοσιεύεται σε αυτή τη σελίδα, με την ημερομηνία της τελευταίας ενημέρωσης.